Jako osoba prowadząca działalność na własny rachunek możesz sam decydować, w jaki sposób będziesz prowadzić swoją księgowość. Dla organów podatkowych ważne jest, abyś udostępnił im wgląd w swoją administrację. Nie ma znaczenia, czy prowadzisz swoje księgi rachunkowe w programie Excel, czy zapisałeś wszystkie dane w programie do księgowości online. Najważniejszą kwestią związaną z prowadzeniem ksiąg rachunkowych jest tzw. obowiązek przechowywania danych fiskalnych.

Obowiązek zatrzymania środków fiskalnych

Ważne jest, aby pamiętać, że podstawowe informacje księgowe należy przechowywać przez okres 7 lat . Należy pamiętać, że drukując dane online, należy zachować także odpowiedni plik cyfrowy. Ponadto, na wypadek kontroli ze strony Urzędu Skarbowego, musisz zapewnić inspektorowi dostęp do akt. Muszą zatem nadawać się do użytku podczas inspekcji, tak samo jak oprogramowanie, za pomocą którego używasz pliku. W tym przypadku przydatne może okazać się skorzystanie z programu księgowego online. Możesz tam przechowywać i zapisywać wszystkie ważne dane, aby spełnić obowiązek przechowywania danych podatkowych.

Zapisz podstawowe dane

Istnieje szereg danych, które muszą być przechowywane. Są to tzw. dane podstawowe, takie jak administracja dłużnikami i wierzycielami (faktury wysyłane i otrzymywane). Podczas zakupu i sprzedaży produktów ważne jest prowadzenie ewidencji zapasów oraz zakupów i sprzedaży . Jeśli zatrudniasz pracowników na własny rachunek, przechowujesz również administrację płacową, a także informacje, które są ważne przy rozliczeniu podatkowym innych osób. Przechowujesz także dane dotyczące firmowego rachunku bankowego, a także rejestrację czasu pracy i wszelkich podróży. Dobrze jest też prowadzić kalendarz, na przykład gdy wprowadzisz wydatki na lunch do ksiąg rachunkowych jako pozycję biznesową. Ważne jest również przechowywanie ważnych wiadomości e-mail, np. tych dotyczących umowy cesji.

Użyj programu księgowego

Nie wypada już prowadzić księgowości w sposób nieprofesjonalny. W takim przypadku istnieje ryzyko, że nie dopełnisz obowiązku przechowywania danych fiskalnych i w rezultacie utracisz wgląd w sytuację finansową swojej firmy. Większość osób prowadzących działalność na własny rachunek, które same prowadzą swoją księgowość, korzysta z programu księgowego .

DBA, czyli Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Deregulacja Oceny Relacji Pracowniczych), to ustawa, której celem jest przeciwdziałanie fikcyjnemu samozatrudnieniu. Od stycznia 2025 roku Belastingdienst zyskał nowe narzędzia do weryfikacji, czy samozatrudnieni w rzeczywistości nie pełnią roli etatowego pracownika.

❓ Jakie zmiany przynosi 2025 rok?

Zwiększone kontrole fiskusa:
Urząd skarbowy analizuje, czy ZZP rzeczywiście działa jako niezależny przedsiębiorca. Sama umowa modelowa już nie wystarczy – trzeba wykazać realną niezależność zleceniobiorcy.

Sankcje dla zleceniodawców:
Firmy, które w sposób nieuzasadniony zatrudniają ZZP, zamiast oferować umowę o pracę, mogą zostać ukarane wysokimi grzywnami. Dodatkowo zostaną zobowiązane to opłacenia nieuregulowanych składek społecznych i zaliczek na podatek dochodowy.

Sankcje dla ZZP-erów:
Samozatrudnieni mogą utracić prawo do ulg podatkowych przysługujących przedsiębiorcom oraz zostać zobowiązani do zwrotu otrzymanych dotychczas korzyści finansowych.

❓ Jak rozpoznać stosunek pracy?
Relację między firmą a ZZP można uznać za etatowy stosunek pracy, jeśli:

Praca jest wykonywana przez dłuższy czas i zgodnie z ustalonym przez zleceniodawcę harmonogramem.

ZZP-er wykonuje zadania stanowiące integralną część organizacji.

ZZP-er nie może samodzielnie zdecydować o zastępstwie.

Firma dostarcza narzędzia i materiały do pracy.

ZZP-er ponosi niewielkie ryzyko handlowe.

❓ Jak upewnić się, że ZZP-er jest faktycznie niezależny?
ZZP musi spełniać określone kryteria przedsiębiorcy, takie jak:

Posiadanie co najmniej trzech klientów, z których jeden nie dostarcza więcej niż 70% przychodów.

Samodzielne regulowanie sposobu i czasu pracy.

Poniesienie ryzyka finansowego i inwestowanie we własny sprzęt.

Niezależne ustalanie stawek i fakturowanie klientów.

Posiadanie własnej strony internetowej i prowadzenie działań marketingowych

Wraz z wejściem w życie ustawy DBA wiele rzeczy ulegnie zmianie dla osób prowadzących działalność na własny rachunek. Zacznijmy od początku. Ustawa o deregulacji oceny stosunków pracy została wprowadzona w 2016 r. w celu zwalczania fikcyjnego samozatrudnienia. Ze względu na brak jasności co do tego, czym dokładnie jest stosunek pracy, egzekwowanie przepisów zostało tymczasowo zawieszone. Fałszywe samozatrudnienie oznacza, że ​​dana osoba pracuje jako osoba samozatrudniona, podczas gdy w rzeczywistości powinna być zatrudniona. Organy podatkowe wznowią działania egzekucyjne od 1 stycznia 2025 r.

Nowe przepisy dotyczą klientów i osób prowadzących działalność na własny rachunek. Na przykład osoby prowadzące działalność na własny rachunek muszą wykazać, że są prawdziwymi przedsiębiorcami i nie podlegają „kierownictwu” klienta. Sektory takie jak opieka zdrowotna są bardziej narażone na ryzyko pozornego samozatrudnienia, natomiast sektor budowlany jest bardziej przychylny osobom samozatrudnionym ze względu na tymczasowe i specjalistyczne zadania.

Wiele osób prowadzących działalność na własny rachunek zastanawia się, czy powinny wrócić do pracy, czy też co byłoby dla nich korzystniejsze. Nowe przepisy dla osób samozatrudnionych wejdą w życie w 2025 r. Rozważ dokładnie za i przeciw. Poniżej znajdziesz przegląd obu opcji.

Zalety i wady bycia osobą samozatrudnioną:

Decydując się na prowadzenie działalności na własny rachunek, masz większą kontrolę nad swoją pracą i możesz wybierać zadania, które Ci odpowiadają. Taka swoboda może zapewnić większą różnorodność i satysfakcję w pracy. Sam ustalasz swoją stawkę, co oznacza, że ​​w niektórych przypadkach możesz zarobić więcej niż jako pracownik. Z drugiej strony, jako osoba prowadząca działalność na własny rachunek jesteś odpowiedzialny za takie kwestie, jak naliczanie składek emerytalnych, ubezpieczenie i tworzenie buforów na wypadek choroby lub bezrobocia. Nie przysługuje Ci również zasiłek dla bezrobotnych, wynagrodzenie urlopowe ani kontynuacja wypłaty świadczeń w przypadku choroby. Choć praca na własny rachunek może być atrakcyjna ze względu na korzyści podatkowe, takie jak odliczenia wydatków służbowych i kosztów podróży, musisz także generować wystarczający dochód, aby pokryć te koszty i ryzyko. Odpowiedź na pytanie „czy zarabiam więcej będąc osobą samozatrudnioną?” zależy w dużej mierze od stawki, zadań, które masz do wykonania i tego, jak dobrze zarządzasz swoimi finansami.

Zalety i wady bycia zatrudnionym:

Pracownicy mają mniejszą autonomię w swojej pracy, ponieważ to pracodawca ustala kierunek zadań. Rekompensatą jest zabezpieczenie społeczne: ciągłość wypłaty świadczeń w przypadku choroby, prawo do zasiłku dla bezrobotnych, stałe miesięczne wynagrodzenie, płatny urlop i program emerytalny. Dzięki tym gwarancjom jako pracownik narażasz się na mniejsze ryzyko finansowe. Nie masz jednak swobody w samodzielnym zarządzaniu swoimi finansami i nie możesz korzystać z ulg podatkowych, takich jak odliczenia. Mimo że średnio możesz zarobić mniej niż w przypadku samozatrudnienia, zatrudnienie często zapewnia większą stabilność, co dla wielu osób jest atrakcyjne.

Co jest korzystniejsze: praca na własny rachunek czy zatrudnienie?

Decyzja, czy lepiej być osobą zatrudnioną czy samozatrudnioną, zależy od osobistych preferencji i sytuacji. Osoby prowadzące działalność na własny rachunek mogą liczyć na elastyczność, swobodę, a czasami także wyższe dochody, ale ponoszą większe ryzyko i odpowiedzialność. Pracownicy etatowi mają mniej swobody, ale cieszą się bezpieczeństwem i siatką zabezpieczeń socjalnych. Ważne jest, aby dokładnie rozważyć wady zarówno pracy na własny rachunek, jak i zatrudnienia na etacie i określić, co lepiej odpowiada Twojemu stylowi życia i celom finansowym.

Ciekawi Cię, czy spełniasz już wymagania jako osoba samozatrudniona lub jakie zmiany musisz wprowadzić? Sprawdź na zzpcheck.nl. Wystarczy odpowiedzieć na 11 pytań, aby natychmiast uzyskać wgląd w swój status osoby prowadzącej działalność na własny rachunek. Oprócz wyników otrzymasz bezpłatne wskazówki zawarte w białej księdze przesłanej na adres e-mail.

Istnieją trzy typy leasingu:
🌀Leasing operacyjny, w którym użytkownik płaci za eksploatację pojazdu, ale właścicielem auta pozostaje firma leasingowa.
🌀Full Service Lease, czyli kompleksowe rozwiązanie obejmujące nie tylko użytkowanie pojazdu, ale także koszty serwisu, ubezpieczenia i inne dodatkowe opłaty.
🌀Leasing finansowy, który oferuje możliwość stania się właścicielem pojazdu po zakończeniu umowy, co czyni go szczególnie atrakcyjnym dla firm szukających długoterminowej inwestycji.

Omówimy leasing finansowy jako ten który wybierają przedsiębiorcy. 

Leasing finansowy to sposób finansowania, który pozwala przedsiębiorcom lub osobom prywatnym na użytkowanie pojazdu w zamian za comiesięczne raty. W trakcie trwania umowy leasingobiorca jest ekonomicznym właścicielem pojazdu, co umożliwia korzystanie z niego w codziennych działaniach, wliczając w to prowadzenie firmy. Po zakończeniu umowy leasingowej samochód automatycznie staje się własnością leasingobiorcy.

⚠️ W Holandii leasing finansowy jest dostępny zarówno dla firm, jak i osób prywatnych.

✅Korzyści leasingu finansowego:
1. Elastyczność i dostępność:

☑️ Możliwość wyboru leasingu na firmę lub prywatnego.

☑️ Opcja skorzystania z leasingu już przy nowo założonej firmie.

2. Korzyści podatkowe dla leasingu firmowego:

☑️ Paliwo, ubezpieczenie, konserwacja, amortyzacja i odsetki od leasingu finansowego można wliczyć w koszty prowadzenia działalności gospodarczej.

☑️ Możliwość odzyskania podatku BTW od zakupu samochodu.

3. Stałość warunków finansowych:

☑️ Oprocentowanie wynosi średnio od 3% do 5% i pozostaje niezmienne przez cały czas trwania umowy.

☑️ Stałe, przewidywalne raty miesięczne ułatwiają planowanie finansowe.

4. Pełna własność pojazdu po zakończeniu umowy:

☑️ Po spłacie ostatniej raty pojazd staje się własnością leasingobiorcy.

5. Brak limitu kilometrów:

☑️W leasingu finansowym samochód może być użytkowany bez ograniczeń kilometrów, co jest korzystne zwłaszcza dla przedsiębiorców prowadzących intensywną działalność.

6. Oddzielenie od innych źródeł finansowania:

☑️Leasing finansowy nie obciąża innych linii kredytowych przedsiębiorstwa, co pozwala zachować płynność finansową.

✅Jakie są dodatkowe korzyści?
➡️Pełna kontrola nad kosztami: Leasingobiorca samodzielnie wybiera ubezpieczenie oraz decyduje, jak rozliczać podatek drogowy.

➡️Możliwość rozwoju firmy bez dużych nakładów finansowych:
Samochód w leasingu to narzędzie pracy, które można użytkować bez konieczności inwestowania dużych środków własnych.

❌Wady leasingu finansowego.
Choć leasing finansowy oferuje wiele korzyści, takich jak przejrzystość kosztów i możliwość przejęcia pojazdu na własność po zakończeniu umowy, warto zwrócić uwagę na potencjalne wady, które mogą wpłynąć na decyzję o wyborze tego rozwiązania:

⚠️ Konieczność wpłaty początkowej.
W niektórych przypadkach leasing finansowy może wymagać wniesienia wkładu własnego, co może być obciążeniem finansowym, szczególnie dla początkujących przedsiębiorców.

⚠️ Stałe zobowiązania finansowe.
Leasing finansowy wiąże się z regularnymi ratami, które muszą być opłacane bez względu na sytuację finansową firmy. Może to ograniczyć elastyczność w zarządzaniu budżetem, zwłaszcza w trudniejszych okresach.

⚠️ Ograniczone możliwości modyfikacji umowy
Po podpisaniu umowy leasingu finansowego trudno jest ją zmienić lub zakończyć przed terminem bez dodatkowych kosztów, co może być niekorzystne, jeśli zmienią się potrzeby firmy.

⚠️ Rzeczywiste koszty mogą być wyższe.
Ostateczny koszt pojazdu po zakończeniu umowy leasingowej (po doliczeniu wszystkich odsetek i kosztów eksploatacji) może być wyższy niż przy tradycyjnym zakupie za gotówkę lub finansowaniu kredytem.